|
| 1 | +--- |
| 2 | +title: Lønforhandlingssystem |
| 3 | +--- |
| 4 | + |
| 5 | +<small>**Project:** Lønforhandlingssystem · **Status:** Pitch · **Date:** April 2026</small> |
| 6 | + |
| 7 | +# Lønforhandlingssystem for Aarhus Kommune |
| 8 | + |
| 9 | +**Fra Excel-kaos til struktureret lønforhandling** |
| 10 | + |
| 11 | +--- |
| 12 | + |
| 13 | +## Problemet i dag |
| 14 | + |
| 15 | +Lønforhandlinger i Aarhus Kommune kører i dag via Excel-ark der sendes frem og tilbage mellem personaleleder, HR og chefer. Det er en tidskrævende og fejlbehæftet proces: |
| 16 | + |
| 17 | +- **Ingen versionsstyring** — Flere kopier af samme ark cirkulerer samtidig. Hvem har den nyeste version? |
| 18 | +- **Manuel dataindtastning** — Medarbejdernavne, løn og overenskomst tastes manuelt ind fra SD Løn |
| 19 | +- **Fejlbehæftet omregning** — Fast årligt tillæg skal omregnes mellem 2000-tal og aktuelle tal med en faktor der ændrer sig hvert år |
| 20 | +- **Intet budgetoverblik** — Restbudgettet afhænger af manuelle sumformler i regnearket |
| 21 | +- **Ingen sporbarhed** — Det er uklart hvem der har godkendt hvad og hvornår |
| 22 | +- **Ingen automatisk opfølgning** — Når forhandlingen er afsluttet, tastes resultatet manuelt ind i SD Løn |
| 23 | + |
| 24 | +!!! warning "Eksempel fra hverdagen" |
| 25 | + En personaleleder sender et Excel-ark med 25 medarbejdere til HR. HR retter i arket og sender det retur. Personalelederne har i mellemtiden lavet ændringer i deres lokale kopi. Resultat: to versioner, ingen ved hvilken der er korrekt. |
| 26 | + |
| 27 | +--- |
| 28 | + |
| 29 | +## Løsningen |
| 30 | + |
| 31 | +Et webbaseret system der erstatter Excel med en struktureret arbejdsgang. Systemet trækker automatisk medarbejderdata fra kildesystemerne, holder styr på budgettet i realtid, og sikrer at alle indstillinger og godkendelser er dokumenteret. |
| 32 | + |
| 33 | +**Arbejdsgangen i systemet:** |
| 34 | + |
| 35 | +1. **Personaleleder** logger ind og angiver årets lønbudget (f.eks. 150.000 kr.) |
| 36 | +2. **Systemet** henter automatisk medarbejdere i afdelingen med navn, nuværende løn og overenskomst |
| 37 | +3. **Personaleleder** indstiller medarbejdere med engangsbeløb og/eller fast årligt tillæg, begrundelse og prioritet |
| 38 | +4. **HR-konsulent** behandler indstillingerne og indtaster beløb i 2000-tal og 2025-tal |
| 39 | +5. **Systemet** omregner automatisk fast årligt tillæg fra 2000-tal til aktuelle tal |
| 40 | +6. **Chef** godkender de enkelte indstillinger |
| 41 | +7. **Systemet** journaliserer — data sendes til SD Løn, lønnen reguleres, og brev udsendes til medarbejder og leder |
| 42 | + |
| 43 | +--- |
| 44 | + |
| 45 | +## Hvad systemet kan |
| 46 | + |
| 47 | +- **Automatisk datahentning** — Medarbejderliste og organisationsdata fra FK Organisation, løndata fra SD Løn (månedsløn, tillæg, overenskomst) |
| 48 | +- **Budgetstyring i realtid** — Restbudgettet opdateres automatisk ved hver indstilling, så personalelederen altid kan se om budgettet er brugt |
| 49 | +- **Automatisk omregning** — Fast årligt tillæg indtastes i 2000-tal, systemet omregner automatisk til aktuelle tal via årets omregningsfaktor |
| 50 | +- **Struktureret indstilling** — Engangsbeløb, fast tillæg, begrundelse og prioritet pr. medarbejder i en samlet oversigt |
| 51 | +- **Godkendelsesworkflow** — Tydelig status (kladde → indstillet → godkendt) med fuld sporbarhed |
| 52 | +- **Journalisering** — Ved afslutning sendes data til SD Løn, der udløser lønregulering og automatisk brev til medarbejder og leder |
| 53 | + |
| 54 | +--- |
| 55 | + |
| 56 | +## Brugerroller |
| 57 | + |
| 58 | +| Rolle | Ansvar | |
| 59 | +|-------|--------| |
| 60 | +| **Personaleleder** | Angiver årets lønbudget. Indstiller medarbejdere med beløb, begrundelse og prioritet. Følger restbudgettet i realtid. | |
| 61 | +| **HR-konsulent** | Behandler indstillinger. Indtaster engangsbeløb i 2025-tal og fast årligt tillæg i 2000-tal. Verificerer beregninger. | |
| 62 | +| **Chef / kontorchef** | Godkender eller afviser de enkelte indstillinger. Har overblik over samlet forbrug. | |
| 63 | + |
| 64 | +--- |
| 65 | + |
| 66 | +## Integrationer |
| 67 | + |
| 68 | +!!! info "SD Løn" |
| 69 | + Systemet integrerer med SD Løn for at hente nuværende løndata (månedsløn, tillæg, overenskomst) og for at sende godkendte lønændringer retur efter afsluttet forhandling. |
| 70 | + |
| 71 | +!!! info "FK Organisation (KOMBIT)" |
| 72 | + Medarbejderlisten pr. afdeling hentes fra FK Organisation via KOMBITs Rammearkitektur, så personalelederen automatisk ser sine medarbejdere uden manuel indtastning. |
| 73 | + |
| 74 | +!!! info "Omregningsfaktor" |
| 75 | + Årligt fastsatte omregningsfaktorer fra 2000-niveau til aktuelt niveau vedligeholdes i systemet og anvendes til automatisk beregning af tillæg. |
| 76 | + |
| 77 | +--- |
| 78 | + |
| 79 | +## Tekniske forudsætninger |
| 80 | + |
| 81 | +Systemet bygger på en række integrationer og sikkerhedsmekanismer: |
| 82 | + |
| 83 | +- **API-adgang til SD Løn** — Kræver både læseadgang (hente medarbejderdata og lønoplysninger) og skriveadgang (sende godkendte lønændringer retur). API-aftale og teknisk afklaring med SD er en forudsætning. |
| 84 | +- **Integration til FK Organisation** — Organisationsdata hentes via KOMBITs serviceplatform. Kræver aftale om adgang og mapping af organisationsenheder til systemets afdelingsstruktur. |
| 85 | +- **OIDC-baseret adgangsstyring** — Brugere autentificeres via kommunens Identity Provider (IdP) med OpenID Connect. Det sikrer single sign-on og central brugerstyring uden separate loginoplysninger. |
| 86 | +- **Datalimiter og dataafgrænsning** — Rollebaseret adgangsstyring sikrer at personaleleder kun ser medarbejdere i egen afdeling, HR-konsulent ser de afdelinger de betjener, og chefer ser deres ansvarsområde. Følsomme løndata eksponeres kun for de roller der har behov. |
| 87 | + |
| 88 | +--- |
| 89 | + |
| 90 | +## Gevinster |
| 91 | + |
| 92 | +- **Tidsbesparelse** — Ingen manuel indtastning af medarbejderdata, ingen omregning i hånden, ingen e-mails med Excel-ark |
| 93 | +- **Færre fejl** — Data kommer direkte fra kildesystemerne, omregning er automatisk, og budgettet summeres korrekt |
| 94 | +- **Gennemsigtighed** — Alle involverede kan se status på indstillinger og restbudget i realtid |
| 95 | +- **Overblik** — Personaleleder ser altid det aktuelle restbudget, ingen risiko for at overskride rammen |
| 96 | +- **Sporbarhed** — Fuld audit trail: hvem indstillede, hvem godkendte, hvornår, med hvilken begrundelse |
| 97 | + |
| 98 | +--- |
| 99 | + |
| 100 | +## UI-koncept og mock |
| 101 | + |
| 102 | +### Personaleleder-visning |
| 103 | + |
| 104 | +Den interaktive prototype viser hele arbejdsgangen: personalelederens budgetoverblik og indstillingsformular, HR-behandling, og chefgodkendelse — samlet i ét overblik med tre faneblade. |
| 105 | + |
| 106 | +[Interaktiv prototype :material-open-in-new:](mocks/salary-negotiation.html){ .md-button } |
| 107 | + |
| 108 | +--- |
| 109 | + |
| 110 | +## Åbne spørgsmål |
| 111 | + |
| 112 | +- [ ] Afklaring af API-adgang til SD Løn — både læse- og skriveadgang |
| 113 | +- [ ] Teknisk afklaring af FK Organisation-integration (hvilken service, dataformat) |
| 114 | +- [ ] Omregningsfaktor — hvem vedligeholder den, og hvorfra hentes den officielt? |
| 115 | +- [ ] GDPR-vurdering og databehandleraftale for personlige løndata |
| 116 | +- [ ] Skal systemet håndtere flere forhandlingsrunder pr. år? |
| 117 | +- [ ] Brevskabelon til medarbejder og leder ved godkendt lønændring |
| 118 | +- [ ] Differentiering mellem forvaltninger — er processerne ens nok til ét fælles system? |
0 commit comments